Dành cho người lần đầu làm việc với nghiệp vụ nhân sự. Bạn hãy dành mười phút để hiểu “hệ thống này làm gì và vì sao lại thiết kế như vậy”, rồi làm theo từng bước. Mỗi bước đều có giải thích lý do và các tình huống hay gặp; nếu gặp thông báo lỗi, bạn xem bảng tra ở mục 9.
Tháng nào nhà máy cũng phải làm cùng một việc: tính xem mỗi nhân viên tháng này được nhận bao nhiêu tiền, rồi trả cho họ. Muốn tính đúng cần ba loại dữ liệu:
Đem ba loại dữ liệu này tính chung với nhau sẽ ra một “bảng lương”. Bảng lương được bốn người lần lượt kiểm tra và duyệt; sau đó hệ thống tạo phiếu lương cho từng người và file chuyển khoản gửi ngân hàng. Tài vụ mang file đó lên ngân hàng để chi trả, rồi quay lại ghi nhận đã chi thành công hay chưa.
Một người có thể nghỉ việc rồi sau đó quay lại làm. Hệ thống lưu riêng “con người” (họ tên, giấy tờ, địa chỉ) và “lần làm việc này tại công ty” (mã nhân viên, bộ phận, ngày vào, ngày nghỉ, tài khoản ngân hàng). Chấm công, phép năm, đơn từ, lương — tất cả đều gắn với “lần làm việc”.
Vì vậy: khi một người quay lại làm, họ sẽ có một lần làm việc mới và sổ phép mới; lần làm việc cũ được giữ nguyên. Trên màn hình, mở một người ở trang “Nhân sự”, phía dưới sẽ liệt kê “Các lần làm việc khác của cùng người”.
Mã nhân viên trong danh sách (ví dụ V00123) là mã nhân sự của pháp nhân Việt Nam; bảng lương, hợp đồng, file ngân hàng đều dùng mã này. Tài khoản platform là tài khoản dùng để đăng nhập hệ thống của công ty. Phần lớn nhân viên có hai mã giống nhau; một số ít người (ví dụ quản lý được cử từ Đài Loan sang) đăng nhập bằng mã nhân viên Đài Loan.
Nhân sự cần vào “Nhân sự → người đó → Tài khoản platform” để điền tài khoản đăng nhập của họ, khi đó hệ thống mới biết “người đang đăng nhập này = người này trong danh sách”. Nếu chưa điền, sau khi đăng nhập họ sẽ không xem được phép năm, phiếu lương của mình và cũng không gửi đơn được. Mỗi tài khoản platform chỉ gắn được với một nhân viên đang làm việc.
Sổ tiết kiệm không “sửa số dư”, mà chỉ ghi từng dòng: gửi vào, rút ra. Số dư = cộng tất cả các dòng. Sổ phép năm cũng vậy:
| Loại dòng | Khi nào xuất hiện | Số ngày |
|---|---|---|
| Cấp | Mỗi năm cấp phép năm | ＋ |
| Sử dụng | Đơn phép năm được duyệt, hoặc trừ phép theo chấm công | － |
| Hoàn lại | Đơn phép năm đã duyệt bị hủy | ＋ |
| Điều chỉnh | Số dư đầu kỳ, sửa sai (bắt buộc ghi lý do) | ＋ hoặc － |
| Thanh toán khi nghỉ việc | Khi nghỉ việc, đổi số phép còn lại thành tiền | － |
Mỗi dòng đều ghi rõ “đây là phép của năm nào”. Khi dùng phép, hệ thống trừ phép của năm cũ nhất trước (vào trước ra trước), giống như dùng món sắp hết hạn trước. Ghi sai thì không được xóa, không được sửa, chỉ có thể thêm một dòng “Điều chỉnh” để bù trừ — nhờ vậy lúc nào cũng tra lại được những gì đã xảy ra.
Mỗi nhân viên cần được thiết lập hai người: quản lý trực tiếp và trưởng bộ phận (điền tài khoản platform của họ). Khi nhân viên gửi đơn nghỉ, hệ thống dựa vào tuyến báo cáo để tự quyết định bước 1, bước 2 gửi cho ai. Người chưa có tuyến báo cáo sẽ bị chặn khi gửi đơn (thông báo: chưa thiết lập quản lý của bạn).
Ngoài ra có thể thiết lập một người duyệt thay: khi quản lý vắng mặt, người duyệt thay có thể duyệt thay bước “Quản lý”, lịch sử duyệt sẽ ghi rõ là “duyệt thay”. Người duyệt thay chỉ duyệt thay bước quản lý, không duyệt thay trưởng bộ phận, tổng giám đốc hay Nhân sự.
Tuyến báo cáo có “ngày hiệu lực”. Khi đổi quản lý, không sửa dòng cũ mà thêm một thiết lập mới với ngày hiệu lực mới; dòng cũ vẫn được giữ.
| Loại đơn | Thứ tự duyệt (hệ thống tự sắp xếp) |
|---|---|
| Nghỉ phép từ 3 ngày làm việc trở xuống, quên chấm công, công tác, tăng ca | Quản lý trực tiếp→Nhân sự |
| Nghỉ phép trên 3 ngày làm việc | Quản lý trực tiếp→Trưởng bộ phận→Tổng giám đốc→Nhân sự |
| Tăng ca vượt giờ | Quản lý trực tiếp→Tổng giám đốc→Nhân sự |
Ba nguyên tắc bất di bất dịch: không được tự duyệt đơn của mình; một người không được duyệt hai bước của cùng một đơn; nếu chính bạn là quản lý trực tiếp thì bước quản lý sẽ chuyển cho trưởng bộ phận duyệt. Chỉ khi bước cuối (Nhân sự) duyệt xong, phép năm mới thực sự bị trừ trong sổ.
Cuối tháng kế toán phải “khóa sổ”, đã khóa thì không được sửa sổ sách của tháng đó nữa. Khi Nhân sự xác nhận chấm công và đơn từ tháng này của một người đều không có vấn đề, thì khóa tháng đó của người ấy. Sau khi khóa:
Nếu thật sự phát hiện sai sót thì có thể “Mở khóa”, nhưng bắt buộc ghi lý do; hệ thống sẽ lưu lại.
| Chạy song song | Chính thức | |
|---|---|---|
| Mục đích | Đối chiếu với Excel để tìm chênh lệch | Lương thật sự sẽ trả |
| Ai được mở | Nhân sự | Chỉ chủ sở hữu hệ thống (tập đoàn) quyết định bắt đầu dùng từ tháng nào |
| Có cần khóa không | Không | Có, tất cả mọi người |
| Có cần duyệt không | Không | Có, 4 bước |
| Tạo file ngân hàng | Không (tránh gửi nhầm cho ngân hàng) | Chỉ tạo sau khi đã chốt |
Người trình không được duyệt bảng do mình trình, một người không được ký hai bước — vì vậy nhân viên nhân sự và chủ quản nhân sự phải là hai người khác nhau. Bước nào thấy có vấn đề thì “Trả lại” (phải ghi lý do); Nhân sự sửa xong thì tính lại một bảng mới rồi trình lại; bảng cũ được giữ làm hồ sơ. Lương đã chốt thì không sửa được nữa; nếu cần trả bổ sung thì mở một bảng khác.
Sau khi đăng nhập, mục “Vai trò của tôi” trên trang chủ sẽ hiển thị vai trò của bạn. Không có vai trò nào thì bạn là nhân viên bình thường.
| Vai trò | Chức năng bạn sẽ thấy | Xem mục |
|---|---|---|
| Nhân viên bình thường (kể cả quản lý) | Phép & đơn của tôi, Chờ tôi duyệt, Phiếu lương của tôi | Mục 4 |
| Nhân sự | Ba mục trên ＋ Nhân sự, Dữ liệu tháng, Bảng lương, Sổ phép năm, Đơn từ, Tuyến báo cáo, Khóa tháng, Ngày lễ, tính thử lương, Nhập danh sách | Mục 4–7 |
| Chủ quản nhân sự | Giống Nhân sự, thêm duyệt bước 1 của bảng lương và tải file ngân hàng | Mục 4–8 |
| Tài vụ | Xem được toàn bộ nhân sự và lương, thêm “Cài đặt”, duyệt bước 2, file ngân hàng, kết quả chi trả | Mục 4, 8 |
| Tổng giám đốc | Xem được toàn bộ, duyệt bước tổng giám đốc của đơn từ, duyệt bước 3 của bảng lương | Mục 4, 8 |
Không vào được? “Sai mã nhân viên hoặc mật khẩu” → kiểm tra chữ hoa/thường và mật khẩu, hoặc dùng chức năng quên mật khẩu. “Tài khoản đã bị khóa” → liên hệ phòng Nhân sự. Đăng nhập xong mà trang chủ ghi “Tài khoản platform của bạn chưa được liên kết với hồ sơ nhân sự” → nhờ Nhân sự làm bước gắn tài khoản ở khái niệm 2.
Nếu nhân sự cấp cho bạn mật khẩu tạm thời: lần đầu đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời, màn hình sẽ yêu cầu đặt mật khẩu mới của riêng bạn (nhập hai lần, ít nhất 10 ký tự, không dùng mật khẩu phổ biến hay mã NV của mình), đặt xong là vào hệ thống. Từ đó luôn đăng nhập bằng mật khẩu mới, Portal công ty cũng dùng mật khẩu này.
Màn hình luôn hiển thị “Nếu mã nhân viên đúng, liên kết đặt lại đã được gửi…” — đây là cố ý, để không ai dùng chức năng này dò ra mã nhân viên nào có thật. Không nhận được thư: có thể bạn gõ sai mã, hệ thống công ty chưa có email của bạn, hoặc bạn đã yêu cầu quá 3 lần trong 1 giờ.
Không có email công ty (đa số công nhân): bạn không nhận được thư đặt lại, hãy gặp nhân sự. Nhân sự sẽ đặt lại và đưa bạn phiếu in mật khẩu tạm thời; đăng nhập bằng mật khẩu đó rồi đặt mật khẩu mới của mình.
Chọn “Phép & đơn của tôi” ở menu bên trái. Phía trên là số phép năm còn lại (chia theo từng năm), phía dưới là lịch sử sổ phép (từng dòng cấp, sử dụng, hoàn lại) và đơn của tôi. Nếu thấy dòng “Phép của các năm sau đã quá 3 năm”, nghĩa là bạn còn phép rất cũ chưa nghỉ, hãy sắp xếp với quản lý; hệ thống sẽ không tự xóa số phép này.
| Số ngày nghỉ | Gửi trước ít nhất |
|---|---|
| 1–2 ngày | 1 ngày làm việc |
| 3–6 ngày | 5 ngày làm việc |
| Từ 7 ngày trở lên | 10 ngày làm việc |
Những lý do thường khiến không gửi được đơn: trong cùng khoảng ngày đã có một đơn nghỉ (đang duyệt hoặc đã duyệt); tháng đó đã khóa; chưa thiết lập tuyến báo cáo; ngày kết thúc trước ngày bắt đầu; một đơn dài quá 366 ngày. Ý nghĩa từng thông báo xem ở mục 9.
| Loại | Dùng khi nào | Cần điền |
|---|---|---|
| Quên chấm công | Quên chấm công lúc vào ca hoặc tan ca | Ngày, lý do |
| Công tác | Ra ngoài vì việc công, sang nhà máy khác hoặc ra nước ngoài | Ngày đi và ngày về, lý do |
| Tăng ca | Tăng ca trong giới hạn bình thường | Ngày, số giờ (bắt buộc) |
| Tăng ca vượt giờ | Tăng ca vượt mức giới hạn quy định, cần tổng giám đốc đồng ý | Ngày, số giờ (bắt buộc) |
Đơn còn đang duyệt: mở đơn trong “Đơn của tôi”, bấm “Rút lại”. Đơn đã gửi thì không sửa được; muốn sửa thì rút lại rồi gửi lại. Đơn đã bị trả lại: xem lý do trả lại, rồi gửi một đơn mới. Đơn đã duyệt thì chỉ Nhân sự mới hủy được, bạn hãy liên hệ Nhân sự.
Trên một đơn, mỗi người chỉ duyệt được một bước. Nếu bạn đã duyệt ở bước trước, đến bước sau có cùng vai trò thì bạn sẽ không duyệt được nữa — điều này là bình thường.
Nếu bạn là người duyệt thay của ai đó, bước quản lý của người đó cũng sẽ hiện trong “Chờ tôi duyệt” của bạn. Quản lý hoặc người duyệt thay, chỉ cần một trong hai người duyệt là xong; lịch sử sẽ ghi rõ ai đã duyệt thay.
Mục “Phiếu lương của tôi” bên trái liệt kê các bảng lương chính thức đã chốt. Mở một tháng là thấy chi tiết lương tháng đó; ngay khi mở, hệ thống ghi nhận là bạn “đã xem”. Trạng thái chi trả bên cạnh:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chờ chi | Tài vụ chưa xử lý |
| Đang xử lý | Đã gửi ngân hàng, chưa có kết quả |
| Đã chi | Ngân hàng đã chuyển tiền vào tài khoản |
| Thất bại／Bị trả lại | Chi không thành công (ví dụ sai số tài khoản), tài vụ sẽ xử lý lại; bạn hãy kiểm tra lại số tài khoản ngân hàng của mình |
Không thấy phiếu lương: có thể chưa có bảng lương chính thức nào được chốt (hiện vẫn trả lương theo Excel), hoặc tài khoản platform của bạn chưa được gắn (khái niệm 2).
Các việc trong mục này chỉ cần làm một lần, sau này có thay đổi thì bổ sung. Thứ tự rất quan trọng: bước sau dựa vào dữ liệu của bước trước.
Danh sách nhân sự (10/2026, tổng cộng 203 người) đã được nhập. Vào trang “Nhân sự”, lần lượt mở những người được đánh dấu vàng “Cần kiểm tra” trong danh sách và đối chiếu các ô bị đánh dấu — đó là những con số Excel có thể làm hỏng (ví dụ số tài khoản ngân hàng bị mất số 0 ở đầu). Kiểm tra xong thì bấm “Lưu”.
Vì sao làm trước: số ngày nghỉ và số ngày báo trước đều phải trừ ngày lễ; nếu chưa nhập, hệ thống sẽ coi ngày lễ là ngày làm việc.
“Nhân sự” → mở một người → khu vực “Công việc”:
Bản thân quản lý cũng phải được thiết lập quản lý của họ (thường là trưởng bộ phận), nếu không chính họ sẽ không xin nghỉ được. Nếu cùng ngày hiệu lực đã có thiết lập, hệ thống sẽ bỏ qua và không thay đổi; muốn sửa thì dùng một ngày hiệu lực mới.
Trước khi bắt đầu dùng hệ thống, mỗi người đã có sẵn số phép tích lũy. Từ dữ liệu cũ, tra xem mỗi người mỗi năm còn bao nhiêu ngày:
Lấy “lương tháng 11” làm ví dụ, nên hoàn thành vào đầu tháng 12 theo thứ tự dưới đây. Không được làm sai thứ tự: sau khi khóa thì không thể nhập dữ liệu hay xử lý đơn từ nữa.
“Đơn từ” → trạng thái chọn “Đang duyệt”, tìm các đơn của tháng 11. Nhắc những người liên quan duyệt cho xong, hoặc nhờ người xin rút lại. Khi trình bảng lương chính thức, chỉ cần nhân viên trong bảng còn đơn đang duyệt của tháng 11 là sẽ bị chặn.
Hiện nay đa số nhân viên vẫn chưa xin nghỉ trên hệ thống; số ngày phép năm đã dùng được ghi ở cột AA của bảng chấm công. Để sổ phép đúng:
Khi tất cả nhân viên đều đã chuyển sang xin nghỉ trên hệ thống, bước này sẽ không cần nữa.
Bảng chính thức có thêm hai yêu cầu: mọi người trong bảng đều đã khóa; bảng được tính sau lần khóa cuối cùng. Nếu sau khi khóa lại mở khóa để sửa gì đó, phải tính lại một bảng mới.
Trên màn hình bảng lương, bấm “Trình duyệt”. Sau đó lần lượt chờ chủ quản nhân sự, tài vụ, tổng giám đốc duyệt. Nếu bị trả lại, xem lý do, sửa dữ liệu rồi tính lại một bảng mới và trình lại (bảng bị trả lại được giữ làm hồ sơ). Trước khi tổng giám đốc duyệt, Nhân sự có thể “Rút lại”.
Sau khi chốt: nhân viên sẽ xem được phiếu lương; số phép năm còn lại của nhân viên nghỉ việc sẽ tự động được ghi vào sổ; tài vụ tiếp tục xử lý file ngân hàng và chi trả.
“Nhân sự” → một người → “Mức lương” → “Thêm phiên bản”, điền số tiền mới, ngày hiệu lực và lý do. Phiên bản cũ không bị sửa; khi tính lương, hệ thống tự chọn phiên bản đang có hiệu lực của tháng đó.
Nhân viên chưa có tài khoản platform, hoặc đơn đã ký đủ trên giấy: “Đơn từ” → “Nhân sự nhập hộ (đơn giấy đã ký đủ)”. Chọn nhân viên, loại đơn, ngày, điền lý do nhập hộ, số đơn giấy, người ký và ngày ký trên đơn giấy; gửi xong đơn được tính là đã duyệt ngay (phép năm sẽ trừ vào sổ). Đơn giấy hãy lưu trữ theo số đơn. Không được nhập hộ đơn của chính mình.
“Đơn từ” → tìm đơn đó → “Hủy”, ghi lý do. Phép năm sẽ tự động được hoàn lại. Các trường hợp sau không hủy được: tháng đó đã khóa (phải mở khóa trước), nhân viên đã thanh toán phép khi nghỉ việc, hoặc chính bạn là người xin.
Phát hiện sổ ghi sai: “Sổ phép năm” → một người → “Thêm điều chỉnh”, số ngày ghi phần chênh lệch (giảm thì ghi số âm), ghi chú ghi rõ lý do. Đừng tìm dòng cũ để sửa — việc đó bị cấm một cách có chủ ý.
Sau khi khóa mới phát hiện sai: “Khóa tháng” → tích chọn người đó → “Mở khóa N người đã chọn”, ghi lý do. Sửa xong phải khóa lại và tính lại bảng lương. Người nằm trong bảng chính thức đã trình duyệt hoặc đã chốt thì không mở khóa được, phải rút lại bảng trước.
Đa số công nhân không có email công ty nên không tự dùng "Quên mật khẩu" được. Chủ quản nhân sự và nhân sự vào mục "🔐 Tài khoản nền tảng" ở bên trái để tạo tài khoản cho đồng nghiệp, hoặc đặt lại mật khẩu khi họ quên.
Tài khoản không được đặt lại: quản lý, nhân sự, tài vụ, tổng giám đốc, tài khoản hệ thống (danh sách ghi "liên hệ chủ hệ thống") — để không ai đặt lại mật khẩu người khác rồi dùng danh tính đó để duyệt. Mỗi lần tạo và đặt lại đều được ghi nhận (ai, lúc nào, mã NV nào); hệ thống không lưu mật khẩu gốc.
Nhận thông báo trình duyệt thì mở bảng lương, tập trung kiểm tra: số người có đúng không, có ai bị đánh dấu đỏ thiếu dữ liệu không, số tiền nào bất thường so với tháng trước, số ngày thanh toán phép khi nghỉ việc. Không có vấn đề thì bấm “Duyệt”; có vấn đề thì bấm “Trả lại” và ghi lý do. Bạn không được duyệt bảng do chính mình trình.
| Thông báo trên màn hình | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Chưa thiết lập quản lý của bạn | Chưa thiết lập tuyến báo cáo | Nhờ Nhân sự vào “Tuyến báo cáo” thiết lập |
| Đơn này cần trưởng bộ phận duyệt nhưng chưa thiết lập | Nghỉ trên 3 ngày cần trưởng bộ phận duyệt | Nhờ Nhân sự bổ sung trưởng bộ phận |
| Tháng này đã khóa | Tháng đó đã khóa sổ | Nếu thật sự cần sửa, nhờ Nhân sự mở khóa (phải ghi lý do) |
| Khoảng ngày này đã có đơn nghỉ | Ngày trùng với một đơn nghỉ khác đang duyệt hoặc đã duyệt | Rút lại đơn cũ, hoặc đổi ngày |
| Khoảng thời gian này không có ngày làm việc | Các ngày đã chọn đều là Chủ nhật hoặc ngày lễ | Kiểm tra lại ngày |
| Số giờ không hợp lệ | Xin nghỉ theo giờ quá 8 giờ | Quá một ngày thì xin theo ngày |
| Không báo trước đủ ngày, vui lòng ghi lý do | Không báo trước đủ số ngày theo quy định | Điền “Lý do không báo trước đủ ngày” |
| Không được tự duyệt đơn của mình／Một người không duyệt hai bước | Nguyên tắc duyệt đơn | Để người khác có quyền duyệt |
| Tài khoản platform của bạn chưa được liên kết với hồ sơ nhân sự | Danh sách nhân sự chưa điền tài khoản platform | Nhờ Nhân sự điền “Tài khoản platform” |
| Còn người thiếu dữ liệu, chưa thể trình | Trong bảng có người bị đánh dấu đỏ | Bổ sung dữ liệu rồi tính lại |
| Còn người chưa khóa, chưa thể trình bảng chính thức | Trong bảng có người chưa khóa | Vào “Khóa tháng” khóa xong rồi tính lại |
| Có thay đổi sau khi khóa, hãy tính lại rồi trình | Bảng được tính trước lần khóa cuối cùng | Tính lại một bảng mới |
| Nhân viên trong bảng còn đơn chưa duyệt xong trong tháng | Còn đơn đang duyệt | Nhắc duyệt hoặc rút lại, rồi trình duyệt |
| Sổ phép đã thay đổi sau khi tính | Sau khi tính lại có người sửa phép năm | Tính lại một bảng mới |
| Tháng này đã có bảng đang duyệt hoặc đã chốt | Mỗi tháng chỉ được có một bảng đang duyệt | Xử lý bảng đó trước |
| Hãy nhập tài khoản chuyển lương trong "Cài đặt" | Tài vụ chưa thiết lập | Tài vụ vào “Cài đặt” điền |
| Phiên đăng nhập đã hết hạn | Quá 3 ngày hoặc mật khẩu đã thay đổi | Đăng nhập lại |
Bình thường 12 ngày, nặng nhọc 14 ngày, đặc biệt nặng nhọc 16 ngày; cứ đủ 5 năm thâm niên thì cộng thêm 1 ngày. Căn cứ: Điều 113, 114 Bộ luật Lao động Việt Nam và Điều 66 Nghị định 145/2020.
Hệ thống chia một năm thành 12 tháng, mỗi tháng “được tính” sẽ được cấp 1/12 số ngày phép của năm:
Số phép giữa năm được giữ đến 3 chữ số thập phân để tiện theo dõi; chỉ khi thanh toán lúc nghỉ việc mới làm tròn đến số ngày nguyên (từ 0,5 trở lên thì làm tròn lên). Nếu trong tháng có nghỉ không lương dài ngày, vượt quá phạm vi được tính theo quy định, Nhân sự hãy dùng “Điều chỉnh” để sửa thủ công.
Hệ thống chỉ nhắc nhở, không tự xóa.
Hệ thống ghi số phép cả năm vào sổ ngay từ đầu năm; bảng theo dõi của Nhân sự thì cộng dồn theo từng tháng. Vì vậy giữa năm, số dư hệ thống hiển thị sẽ nhiều hơn bảng theo dõi đúng bằng số ngày của “các tháng còn lại trong năm”, đến cuối năm thì hai bên khớp nhau. Khi nghỉ việc, hệ thống sẽ tính lại phép năm đó theo tỷ lệ, không trả dư.
| Thuật ngữ | Giải thích dễ hiểu |
|---|---|
| Lần làm việc | Hồ sơ “lần này” một người làm việc tại công ty; nghỉ rồi quay lại là một lần mới |
| Mã nhân viên trong danh sách | Mã nhân sự của pháp nhân Việt Nam (bắt đầu bằng V) |
| Tài khoản platform | Tài khoản dùng để đăng nhập hệ thống công ty |
| Tuyến báo cáo | Quản lý trực tiếp và trưởng bộ phận của mỗi người, quyết định đơn từ được gửi cho ai duyệt |
| Sổ phép năm | “Sổ tiết kiệm” của phép năm, ghi từng dòng cấp và sử dụng |
| Năm (đợt phép) | Số phép này được cấp năm nào; khi dùng phép sẽ trừ năm cũ nhất trước |
| Số dư đầu kỳ | Số phép mỗi người đã có sẵn khi bắt đầu dùng hệ thống |
| Khóa tháng | Khóa sổ; đã khóa thì không sửa được tháng đó nữa |
| Dữ liệu tháng | Dữ liệu chấm công, các khoản cộng/trừ, thuế TNCN nhập hằng tháng từ bảng lương phía Việt Nam |
| Mức lương | Lương cơ bản, phụ cấp, bảo hiểm, số người phụ thuộc của một người tính từ một ngày nào đó |
| Chạy song song | Tính cùng lúc với Excel để đối chiếu, không dùng để trả lương |
| Bảng lương chính thức | Lương thật sự sẽ trả, phải qua 4 bước duyệt |
| Chốt | Bản cuối cùng sau khi tổng giám đốc duyệt, không sửa được nữa |
| File chi lương | File chuyển khoản hàng loạt gửi cho Techcombank |
| Nhập hộ | Nhân sự thay nhân viên nhập vào hệ thống những đơn giấy đã ký đủ |
| Hủy | Hủy một đơn đã duyệt; phép năm sẽ được hoàn lại |
| Thanh toán khi nghỉ việc | Khi nghỉ việc, đổi số phép năm còn lại thành tiền |
| Nhật ký kiểm tra | Hệ thống tự ghi lại ai đã làm gì vào lúc nào; không thể xóa |
寫給第一次接觸人事作業的人。先用十分鐘看懂「這個系統在做什麼、為什麼這樣設計」，再照步驟操作。每個步驟都附上原因與常見狀況，遇到錯誤訊息請翻到第 9 節查表。
一家工廠每個月都要做同一件事：算出每位同仁這個月該領多少錢，然後付給他。要算對，需要三種資料：
把這三種資料放在一起計算，就是一個「薪資批次」。批次經過四個人層層確認（核准）之後，系統產生每個人的薪資單和給銀行的轉帳檔，財務拿去銀行付款，再回來登記有沒有付成功。
同一個人可能離職後又回來上班。系統把「人」（姓名、證件、地址）和「這一次在公司任職」（工號、部門、到職日、離職日、銀行帳號）分開存。考勤、年假、申請單、薪資，全部掛在「任職段」上。
所以：同一個人回任時會有新的一段任職、新的年假紀錄，舊的那段保留不動。畫面上「人員」頁打開某人，下方會列出「同一人的其他任職段」。
名冊工號（例如 V00123）是越南法人的人事編號，薪資表、合約、銀行檔都用它。平台帳號是用來登入公司系統的帳號。大部分同仁兩者相同；少數人（例如從台灣派來的主管）登入用的是台灣工號。
人事要在「人員 → 某人 → 平台帳號」填上他登入用的帳號，系統才知道「這個登入的人＝名冊上的這個人」。沒填的話，他登入後看不到自己的假和薪資單，也不能送申請。一個平台帳號只能對到一位在職同仁。
銀行存摺不會「修改餘額」，只會一筆一筆記：存入、提出。餘額＝所有紀錄加起來。年假台帳也一樣：
| 紀錄類別 | 什麼時候出現 | 天數 |
|---|---|---|
| 取得 | 每年發放年度年假 | ＋ |
| 使用 | 年假單核准、或依考勤扣假 | － |
| 回補 | 已核准的年假單被作廢 | ＋ |
| 調整 | 期初餘額、更正錯誤（一定要寫原因） | ＋ 或 － |
| 離職清償 | 離職時把剩下的假換成錢 | － |
每一筆都記著「是哪一年度的假」。用假時先扣最舊年度的（先進先出），就像先用快過期的東西。寫錯了不能刪、不能改，只能再加一筆「調整」把它抵銷——這樣任何時候都查得到發生過什麼。
每位同仁要設定兩個人：直屬主管和部門經理（填他們的平台帳號）。同仁送請假單時，系統依匯報線自動決定第一關、第二關送給誰。沒設匯報線的人，送單時會被擋下（訊息：還沒設定你的主管）。
另外可以設一位代理人：主管不在時，代理人可以代簽「主管」那一關，簽核紀錄會寫明「代理」。代理人只能代主管關，不能代部門經理、總經理或人事。
匯報線有「生效日」。主管換人時，不是改掉舊的，而是新增一筆新生效日的設定，舊紀錄保留。
| 申請單 | 簽核順序（系統自動排） |
|---|---|
| 請假 3 個工作日以內、忘打卡、出差、加班 | 直屬主管→人事 |
| 請假超過 3 個工作日 | 直屬主管→部門經理→總經理→人事 |
| 超時加班 | 直屬主管→總經理→人事 |
三條鐵律：不能簽自己的單；同一個人不能簽同一張單的兩關；自己就是直屬主管時，主管那一關改由部門經理簽。最後一關（人事）核准後，年假才真的從台帳扣掉。
會計月底要「關帳」，關了就不能再改那個月的帳。人事確認某人這個月的考勤和申請單都沒問題後，就把他這個月鎖定。鎖定之後：
真的發現錯誤可以「解鎖」，但一定要寫原因，系統會留紀錄。
| 平行驗算 | 正式 | |
|---|---|---|
| 目的 | 和 Excel 比對，找出差異 | 真的要發的薪資 |
| 誰能開 | 人事 | 只有系統擁有者（集團）決定哪個月開始用 |
| 要鎖定嗎 | 不用 | 要，全部人 |
| 要核准嗎 | 不用 | 要，四關 |
| 產生銀行檔 | 不會（避免誤傳銀行） | 定稿後才會 |
送審的人不能核准自己送的批次，同一個人不能簽兩關——所以人事和人事主管必須是不同人。任何一關覺得有問題就「退回」（要寫原因），人事修正後重新計算一批再送；舊批次會留著當紀錄。定稿之後的薪資不能再改，要補發就另外開一批。
登入後首頁的「我的角色」會顯示你的身分。沒有任何角色就是一般同仁。
| 身分 | 你會看到的功能 | 請看 |
|---|---|---|
| 一般同仁（含主管） | 我的假勤、待我簽核、我的薪資單 | 第 4 節 |
| 人事 | 上面三項＋人員、月度資料、薪資批次、年假台帳、申請單、匯報線、月份鎖定、假日、計薪試算、匯入名冊 | 第 4–7 節 |
| 人事主管 | 同人事，另可核准薪資批次第 1 關、下載銀行檔 | 第 4–8 節 |
| 財務 | 可以看全部人員與薪資，另有「設定」、核准第 2 關、銀行檔、付款結果 | 第 4、8 節 |
| 總經理 | 可以看全部，簽申請單的總經理關、核准薪資第 3 關 | 第 4、8 節 |
進不去？「工號或密碼錯誤」→ 檢查大小寫與密碼，或用忘記密碼。「帳號已停用」→ 請洽人事。登入後首頁寫「你的平台帳號還沒有對應到任職資料」→ 請人事完成觀念 2 的對應。
人事給你暫時密碼的同仁：第一次用暫時密碼登入後，畫面會要你設定自己的新密碼（輸入兩次，至少 10 碼，不能是常見密碼或自己的工號），設好就直接進入系統。之後一律用新密碼登入，公司 Portal 也是這一組。
畫面一律顯示「如果工號正確，信已寄出」——這是刻意的，避免有人用它試出哪些工號存在。沒收到信：工號打錯、公司系統裡沒有你的信箱、或 1 小時內已申請超過 3 次。
沒有公司信箱（多數作業員）：收不到重設信，請直接找人事。人事會替你重設，給你一張印著暫時密碼的密碼單；用它登入後再設定自己的新密碼。
左側選單「我的假勤」。上方是年假餘額（分年度顯示），下方是台帳流水（每一筆取得、使用、回補）與我的申請。如果出現「以下年度的假已超過 3 年」，代表有很舊的假還沒休，請和主管安排；系統不會讓它自動消失。
| 請假天數 | 至少提前 |
|---|---|
| 1–2 天 | 1 個工作日 |
| 3–6 天 | 5 個工作日 |
| 7 天以上 | 10 個工作日 |
送不出去的常見原因：同一段日期已經有一張請假單（簽核中或已核准）；那個月已經鎖定；還沒設定匯報線；結束日早於開始日；一張單超過 366 天。訊息意思請看第 9 節。
| 類型 | 什麼時候用 | 要填 |
|---|---|---|
| 忘打卡 | 上班或下班忘了打卡 | 日期、原因 |
| 出差 | 公務外出、到其他廠或出國 | 去程與回程日期、事由 |
| 加班 | 正常範圍內的加班 | 日期、時數（必填） |
| 超時加班 | 超過規定上限的加班，要總經理同意 | 日期、時數（必填） |
還在簽核中的單：在「我的申請」打開它，按「撤回」。申請單送出後不能修改，要改就撤回再重送。已經被退回的單：看退回原因，重新送一張。已核准的單只有人事能作廢，請洽人事。
同一個人在一張單上只能簽一關。如果你在前一關已經簽過，後面輪到同樣的角色時你會簽不了，這是正常的。
如果你是某人的代理人，他的主管關也會出現在你的「待我簽核」。主管或代理人任一人簽了就算完成，紀錄會寫是誰代簽。
左側「我的薪資單」列出已定稿的正式批次。打開某個月份就是那個月的明細，打開的同時系統記錄你「已閱」。旁邊的付款狀態：
| 狀態 | 意思 |
|---|---|
| 待付 | 財務還沒處理 |
| 處理中 | 已送銀行，結果還沒回來 |
| 已付 | 銀行已入帳 |
| 失敗／退回 | 沒付成功（例如帳號錯），財務會重新處理；請確認你的銀行帳號 |
看不到薪資單：可能還沒有定稿的正式批次（現在仍以 Excel 發薪），或你的平台帳號還沒對應（觀念 2）。
這一節的事情只需要做一次，之後有異動再補。順序很重要：後面的步驟依賴前面的資料。
名冊（2026/10 共 203 人）已經匯入。到「人員」頁，列表上標黃色「待核對」的人逐一打開，核對被標記的欄位——那些是 Excel 可能弄壞的數字（例如銀行帳號少了開頭的 0）。核對無誤後按「儲存」。
為什麼先做：請假天數和提前天數都要扣掉假日；沒輸入，系統會把假日當工作日算。
「人員」→ 打開某人 →「任職」區塊：
主管本人也要設定他自己的主管（通常是部門經理），否則他自己無法請假。若同一生效日已經設定過，系統會略過不變；要更正請用新的生效日。
系統開始使用前，每個人手上已經有累積的假。從舊資料查出每人每年度還剩幾天：
以「11 月薪資」為例，建議在 12 月上旬依下面順序完成。順序不能亂：鎖定之後就不能再匯入或處理申請單。
「申請單」→ 狀態選「簽核中」，找出 11 月的單。催相關的人簽完，或請申請人撤回。正式批次送審時，只要本批人員 11 月還有簽核中的單就會被擋下。
現在多數同仁還沒在系統上請假，年假使用天數記在考勤表的 AA 欄。為了讓台帳正確：
等所有同仁都改用系統請假後，這一步就不需要了。
正式批次多兩個要求：本批每個人都已鎖定；批次是在最後一次鎖定之後才計算的。如果鎖定後又解鎖改了東西，要重新計算一批。
在批次畫面按「送審」。之後依序等人事主管、財務、總經理核准。被退回時看原因，修正資料後重新計算一批再送（退回的那批保留當紀錄）。總經理核准前，人事可以「撤回」。
定稿之後：同仁就看得到薪資單；離職同仁的剩餘年假會自動寫進台帳；財務接著處理銀行檔與付款。
「人員」→ 某人 →「薪資標準」→「新增一個版本」，填新的金額、生效日與原因。舊版本不會被改掉，計薪時依月份自動選用當時有效的版本。
同仁沒有平台帳號、或用紙本簽完的單：「申請單」→「人事代登（紙本已簽齊）」。選同仁、類型、日期，填代登原因、紙本編號、紙本上的簽核人與日期，送出後直接算已核准（年假會扣台帳）。紙本請依編號歸檔。不能代登自己的單。
「申請單」→ 找到那張單 →「作廢」，寫原因。年假會自動回補。以下情況不能作廢：那個月已鎖定（先解鎖）、同仁已經辦完離職清償、你自己是申請人。
發現台帳記錯：「年假台帳」→ 某人 →「新增調整」，日數寫差額（減少寫負數），說明寫清楚原因。不要去找舊紀錄改——那是刻意禁止的。
鎖定後發現錯誤：「月份鎖定」→ 勾選那個人 →「解鎖勾選的 N 人」，寫原因。改完要重新鎖定，並重新計算薪資批次。已經送審或定稿的正式批次裡的人不能解鎖，要先撤回批次。
多數作業員沒有公司信箱，不能自己用「忘記密碼」。人事主管與人事可以在左側「🔐 平台帳號」替同仁建立帳號、或在他忘記密碼時重設。
不能重設的帳號：主管、人事、財務、總經理、系統帳號（清單上會寫「請洽系統擁有者」）——避免有人重設別人的密碼、用別人的身分簽核。重設與建立都會留下紀錄（誰、何時、哪個工號），系統不保存密碼原文。
收到送審通知後打開批次，重點檢查：人數是否正確、有沒有標紅缺資料的人、與上個月相比異常的金額、離職清償天數。沒問題按「核准」，有問題按「退回」寫原因。你不能核准自己送審的批次。
| 畫面訊息 | 原因 | 怎麼做 |
|---|---|---|
| 還沒設定你的主管 | 匯報線沒設定 | 請人事到「匯報線」設定 |
| 這張要部門經理簽，但還沒設定 | 請假超過 3 天需要部門經理 | 請人事補部門經理 |
| 這個月份已鎖定 | 那個月已關帳 | 真的要改，請人事解鎖（要寫原因） |
| 這段日期已經有一張請假單 | 日期與另一張簽核中或已核准的請假單重疊 | 撤回舊的，或改日期 |
| 這段期間沒有工作日 | 選的日期全是週日或假日 | 確認日期 |
| 時數不正確 | 按時數請假超過 8 小時 | 超過一天請用天數請 |
| 來不及提前，請寫原因 | 沒有依規定天數提前 | 填「未依規定提前的原因」 |
| 不能簽自己的單／同一人不能簽兩關 | 簽核鐵律 | 由其他有權限的人簽 |
| 你的平台帳號還沒有對應到任職資料 | 名冊沒填平台帳號 | 請人事填「平台帳號」 |
| 還有人缺資料，不能送審 | 批次裡有人標紅 | 補資料後重新計算 |
| 還有人沒鎖定，正式批次不能送審 | 本批有人未鎖定 | 到「月份鎖定」鎖定後重新計算 |
| 鎖定之後有變動，請重新計算一批再送審 | 批次比最後一次鎖定還早 | 重新計算一批 |
| 本批人員這個月還有沒簽完的申請單 | 有簽核中的單 | 催簽或撤回，再送審 |
| 重算之後年假台帳有異動 | 計算後又有人改了年假 | 重新計算一批 |
| 這個月份已有一批在審或已定稿 | 同月份只能有一批在審 | 先處理那一批 |
| 請先在「設定」填公司代發帳號 | 財務尚未設定 | 財務到「設定」填寫 |
| 登入已逾期 | 超過 3 天或密碼已變更 | 重新登入 |
一般 12 日、繁重 14 日、特別繁重 16 日；年資每滿 5 年加 1 日。依據：越南《勞動法》第 113、114 條、145/2020 號議定第 66 條。
系統把一年拆成 12 個月，每個「算數」的月份給 1/12 年的天數：
年中額度保留到小數第 3 位，方便追蹤；離職結清時才四捨五入到整數天（0.5 以上進位）。月中有長期無薪假、超過法規可計入的範圍時，請人事用「調整」手動修正。
只提醒，不會自動消失。
系統在年初就把全年額度記進台帳；人事的追蹤表是逐月累計。所以年中系統顯示的餘額會比追蹤表多「今年剩下月份」的天數，到年底兩者一致。離職時系統會把當年度額度改回按比例，不會多付。
| 名詞 | 白話解釋 |
|---|---|
| 任職段 | 一個人「這一次」在公司工作的紀錄；離職再回來就是新的一段 |
| 名冊工號 | 越南法人的人事編號（V 開頭） |
| 平台帳號 | 登入公司系統用的帳號 |
| 匯報線 | 每個人的直屬主管與部門經理，決定申請單送給誰簽 |
| 年假台帳 | 年假的存摺，一筆一筆記錄取得與使用 |
| 年度（批次） | 這些假是哪一年發的；用假先扣最舊的年度 |
| 期初餘額 | 系統開始使用時，每人手上已有的假 |
| 月份鎖定 | 關帳；鎖了就不能再改那個月 |
| 月度資料 | 每月從越方薪資表匯入的考勤、加扣款、個稅資料 |
| 薪資標準 | 某人從某天起的底薪、津貼、保險、扶養人數 |
| 平行驗算 | 和 Excel 同時算、互相比對，不會發薪 |
| 正式批次 | 真的要發的薪資，要四關核准 |
| 定稿 | 總經理核准後的最終版本，不能再改 |
| 代發檔 | 給 Techcombank 的批次轉帳檔 |
| 代登 | 人事替同仁把紙本已簽好的單登錄進系統 |
| 作廢 | 把已核准的單取消，年假會回補 |
| 離職清償 | 離職時把剩餘年假換成錢 |
| 稽核紀錄 | 系統自動記下誰在什麼時候做了什麼，無法刪除 |
写给第一次接触人事作业的人。先用十分钟看懂「这个系统在做什么、为什么这样设计」，再照步骤操作。每个步骤都附上原因与常见状况，遇到错误信息请翻到第 9 节查表。
一家工厂每个月都要做同一件事：算出每位同仁这个月该领多少钱，然后付给他。要算对，需要三种资料：
把这三种资料放在一起计算，就是一个「薪资批次」。批次经过四个人层层确认（批准）之后，系统产生每个人的薪资单和给银行的转账文件，财务拿去银行付款，再回来登记有没有付成功。
同一个人可能离职后又回来上班。系统把「人」（姓名、证件、地址）和「这一次在公司任职」（工号、部门、到职日、离职日、银行账号）分开存。考勤、年假、申请单、薪资，全部挂在「任职段」上。
所以：同一个人回任时会有新的一段任职、新的年假纪录，旧的那段保留不动。画面上「人员」页打开某人，下方会列出「同一人的其他任职段」。
名册工号（例如 V00123）是越南法人的人事编号，薪资表、合约、银行文件都用它。平台账号是用来登录公司系统的账号。大部分同仁两者相同；少数人（例如从台湾派来的主管）登录用的是台湾工号。
人事要在「人员 → 某人 → 平台帐号」填上他登录用的账号，系统才知道「这个登入的人＝名册上的这个人」。没填的话，他登录后看不到自己的假和薪资单，也不能送申请。一个平台账号只能对到一位在职同仁。
银行存折不会「修改余额」，只会一笔一笔记：存入、提出。余额＝所有纪录加起来。年假台账也一样：
| 纪录类别 | 什么时候出现 | 天数 |
|---|---|---|
| 取得 | 每年发放年度年假 | ＋ |
| 使用 | 年假单批准、或依考勤扣假 | － |
| 回补 | 已批准的年假单被作废 | ＋ |
| 调整 | 期初余额、更正错误（一定要写原因） | ＋ 或 － |
| 离职清偿 | 离职时把剩下的假换成钱 | － |
每一笔都记着「是哪一年度的假」。用假时先扣最旧年度的（先进先出），就像先用快过期的东西。写错了不能删、不能改，只能再加一笔「调整」把它抵销——这样任何时候都查得到发生过什么。
每位同仁要设置两个人：直属主管和部门经理（填他们的平台账号）。同仁送请假单时，系统依汇报线自动决定第一关、第二关送给谁。没设汇报线的人，送单时会被挡下（信息：还没设置你的主管）。
另外可以设一位代理人：主管不在时，代理人可以代签「主管」那一关，签核纪录会写明「代理」。代理人只能代主管关，不能代部门经理、总经理或人事。
汇报线有「生效日」。主管换人时，不是改掉旧的，而是添加一笔新生效日的设置，旧纪录保留。
| 申请单 | 审批顺序（系统自动排） |
|---|---|
| 请假 3 个工作日以内、忘打卡、出差、加班 | 直属主管→人事 |
| 请假超过 3 个工作日 | 直属主管→部门经理→总经理→人事 |
| 超时加班 | 直属主管→总经理→人事 |
三条铁律：不能签自己的单；同一个人不能签同一张单的两关；自己就是直属主管时，主管那一关改由部门经理签。最后一关（人事）批准后，年假才真的从台账扣掉。
会计月底要「关帐」，关了就不能再改那个月的账。人事确认某人这个月的考勤和申请单都没问题后，就把他这个月锁定。锁定之后：
真的发现错误可以「解锁」，但一定要写原因，系统会留纪录。
| 平行验算 | 正式 | |
|---|---|---|
| 目的 | 和 Excel 比对，找出差异 | 真的要发的薪资 |
| 谁能开 | 人事 | 只有系统拥有者（集团）决定哪个月开始用 |
| 要锁定吗 | 不用 | 要，全部人 |
| 要批准吗 | 不用 | 要，四关 |
| 产生银行文件 | 不会（避免误传银行） | 定稿后才会 |
送审的人不能批准自己送的批次，同一个人不能签两关——所以人事和人事主管必须是不同人。任何一关觉得有问题就「退回」（要写原因），人事修正后重新计算一批再送；旧批次会留着当纪录。定稿之后的薪资不能再改，要补发就另外开一批。
登录后首页的「我的角色」会显示你的身分。没有任何角色就是一般同仁。
| 身分 | 你会看到的功能 | 请看 |
|---|---|---|
| 一般同仁（含主管） | 我的假勤、待我审批、我的薪资单 | 第 4 节 |
| 人事 | 上面三项＋人员、月度资料、薪资批次、年假台账、申请单、汇报线、月份锁定、假日、计薪试算、导入名册 | 第 4–7 节 |
| 人事主管 | 同人事，另可批准薪资批次第 1 关、下载银行文件 | 第 4–8 节 |
| 财务 | 可以看全部人员与薪资，另有「设定」、批准第 2 关、银行文件、付款结果 | 第 4、8 节 |
| 总经理 | 可以看全部，签申请单的总经理关、批准薪资第 3 关 | 第 4、8 节 |
进不去？「工号或密码错误」→ 检查大小写与密码，或用忘记密码。「帐号已停用」→ 请洽人事。登录后首页写「你的平台帐号还没有对应到任职资料」→ 请人事完成观念 2 的对应。
人事给你暂时密码的同仁：第一次用暂时密码登录后，画面会要你设置自己的新密码（输入两次，至少 10 码，不能是常见密码或自己的工号），设好就直接进入系统。之后一律用新密码登录，公司 Portal 也是这一组。
画面一律显示「如果工号正确，信已寄出」——这是刻意的，避免有人用它试出哪些工号存在。没收到信：工号打错、公司系统里没有你的邮箱、或 1 小时内已申请超过 3 次。
没有公司信箱（多数作业员）：收不到重设信，请直接找人事。人事会替你重设，给你一张印着暂时密码的密码单；用它登录后再设置自己的新密码。
左侧菜单「我的假勤」。上方是年假余额（分年度显示），下方是台账流水（每一笔取得、使用、回补）与我的申请。如果出现「以下年度的假已超过 3 年」，代表有很旧的假还没休，请和主管安排；系统不会让它自动消失。
| 请假天数 | 至少提前 |
|---|---|
| 1–2 天 | 1 个工作日 |
| 3–6 天 | 5 个工作日 |
| 7 天以上 | 10 个工作日 |
送不出去的常见原因：同一段日期已经有一张请假单（审批中或已批准）；那个月已经锁定；还没设置汇报线；结束日早于开始日；一张单超过 366 天。信息意思请看第 9 节。
| 类型 | 什么时候用 | 要填 |
|---|---|---|
| 忘打卡 | 上班或下班忘了打卡 | 日期、原因 |
| 出差 | 公务外出、到其他厂或出国 | 去程与回程日期、事由 |
| 加班 | 正常范围内的加班 | 日期、时数（必填） |
| 超时加班 | 超过规定上限的加班，要总经理同意 | 日期、时数（必填） |
还在审批中的单：在「我的申请」打开它，按「撤回」。申请单送出后不能修改，要改就撤回再重送。已经被退回的单：看退回原因，重新送一张。已批准的单只有人事能作废，请洽人事。
同一个人在一张单上只能签一关。如果你在前一关已经签过，后面轮到同样的角色时你会签不了，这是正常的。
如果你是某人的代理人，他的主管关也会出现在你的「待我签核」。主管或代理人任一人签了就算完成，纪录会写是谁代签。
左侧「我的薪资单」列出已定稿的正式批次。打开某个月份就是那个月的明细，打开的同时系统记录你「已阅」。旁边的付款状态：
| 状态 | 意思 |
|---|---|
| 待付 | 财务还没处理 |
| 处理中 | 已送银行，结果还没回来 |
| 已付 | 银行已入账 |
| 失败／退回 | 没付成功（例如账号错），财务会重新处理；请确认你的银行账号 |
看不到薪资单：可能还没有定稿的正式批次（现在仍以 Excel 发薪），或你的平台账号还没对应（观念 2）。
这一节的事情只需要做一次，之后有异动再补。顺序很重要：后面的步骤依赖前面的资料。
名册（2026/10 共 203 人）已经导入。到「人员」页，列表上标黄色「待核对」的人逐一打开，核对被标记的字段——那些是 Excel 可能弄坏的数字（例如银行账号少了开头的 0）。核对无误后按「储存」。
为什么先做：请假天数和提前天数都要扣掉假日；没输入，系统会把假日当工作日算。
「人员」→ 打开某人 →「任职」区块：
主管本人也要设置他自己的主管（通常是部门经理），否则他自己无法请假。若同一生效日已经设置过，系统会略过不变；要更正请用新的生效日。
系统开始使用前，每个人手上已经有累积的假。从旧资料查出每人每年度还剩几天：
以「11 月薪资」为例，建议在 12 月上旬依下面顺序完成。顺序不能乱：锁定之后就不能再导入或处理申请单。
「申请单」→ 状态选「签核中」，找出 11 月的单。催相关的人签完，或请申请人撤回。正式批次送审时，只要本批人员 11 月还有审批中的单就会被挡下。
现在多数同仁还没在系统上请假，年假使用天数记在考勤表的 AA 栏。为了让台账正确：
等所有同仁都改用系统请假后，这一步就不需要了。
正式批次多两个要求：本批每个人都已锁定；批次是在最后一次锁定之后才计算的。如果锁定后又解锁改了东西，要重新计算一批。
在批次画面按「送审」。之后依序等人事主管、财务、总经理批准。被退回时看原因，修正资料后重新计算一批再送（退回的那批保留当纪录）。总经理批准前，人事可以「撤回」。
定稿之后：同仁就看得到薪资单；离职同仁的剩余年假会自动写进台账；财务接着处理银行文件与付款。
「人员」→ 某人 →「薪资标准」→「新增一个版本」，填新的金额、生效日与原因。旧版本不会被改掉，计薪时依月份自动选用当时有效的版本。
同仁没有平台账号、或用纸本签完的单：「申请单」→「人事代登（纸本已签齐）」。选同仁、类型、日期，填代登原因、纸本编号、纸本上的审批人与日期，送出后直接算已批准（年假会扣台账）。纸本请依编号归档。不能代登自己的单。
「申请单」→ 找到那张单 →「作废」，写原因。年假会自动回补。以下情况不能作废：那个月已锁定（先解锁）、同仁已经办完离职清偿、你自己是申请人。
发现台账记错：「年假台帐」→ 某人 →「新增调整」，日数写差额（减少写负数），说明写清楚原因。不要去找旧纪录改——那是刻意禁止的。
锁定后发现错误：「月份锁定」→ 勾选那个人 →「解锁勾选的 N 人」，写原因。改完要重新锁定，并重新计算薪资批次。已经送审或定稿的正式批次里的人不能解锁，要先撤回批次。
多数作业员没有公司信箱，不能自己用「忘记密码」。人事主管与人事可以在左侧「🔐 平台帐号」替同仁创建帐号、或在他忘记密码时重设。
不能重设的帐号：主管、人事、财务、总经理、系统帐号（清单上会写「请洽系统拥有者」）——避免有人重设别人的密码、用别人的身分签核。重设与创建都会留下纪录（谁、何时、哪个工号），系统不保存密码原文。
收到送审通知后打开批次，重点检查：人数是否正确、有没有标红缺资料的人、与上个月相比异常的金额、离职清偿天数。没问题按「核准」，有问题按「退回」写原因。你不能批准自己送审的批次。
| 画面信息 | 原因 | 怎么做 |
|---|---|---|
| 还没设置你的主管 | 汇报线没设置 | 请人事到「汇报线」设置 |
| 这张要部门经理签，但还没设置 | 请假超过 3 天需要部门经理 | 请人事补部门经理 |
| 这个月份已锁定 | 那个月已关账 | 真的要改，请人事解锁（要写原因） |
| 这段日期已经有一张请假单 | 日期与另一张审批中或已批准的请假单重叠 | 撤回旧的，或改日期 |
| 这段期间没有工作日 | 选的日期全是周日或假日 | 确认日期 |
| 时数不正确 | 按时数请假超过 8 小时 | 超过一天请用天数请 |
| 来不及提前，请写原因 | 没有依规定天数提前 | 填「未依规定提前的原因」 |
| 不能签自己的单／同一人不能签两关 | 审批铁律 | 由其他有权限的人签 |
| 你的平台账号还没有对应到任职资料 | 名册没填平台账号 | 请人事填「平台帐号」 |
| 还有人缺资料，不能送审 | 批次里有人标红 | 补资料后重新计算 |
| 还有人没锁定，正式批次不能送审 | 本批有人未锁定 | 到「月份锁定」锁定后重新计算 |
| 锁定之后有变动，请重新计算一批再送审 | 批次比最后一次锁定还早 | 重新计算一批 |
| 本批人员这个月还有没签完的申请单 | 有审批中的单 | 催签或撤回，再送审 |
| 重算之后年假台账有异动 | 计算后又有人改了年假 | 重新计算一批 |
| 这个月份已有一批在审或已定稿 | 同月份只能有一批在审 | 先处理那一批 |
| 请先在「设定」填公司代发账号 | 财务尚未设置 | 财务到「设定」填写 |
| 登录已逾期 | 超过 3 天或密码已变更 | 重新登录 |
一般 12 日、繁重 14 日、特别繁重 16 日；年资每满 5 年加 1 日。依据：越南《劳动法》第 113、114 条、145/2020 号议定第 66 条。
系统把一年拆成 12 个月，每个「算数」的月份给 1/12 年的天数：
年中额度保留到小数第 3 位，方便追踪；离职结清时才四舍五入到整数天（0.5 以上进位）。月中有长期无薪假、超过法规可计入的范围时，请人事用「调整」手动修正。
只提醒，不会自动消失。
系统在年初就把全年额度记进台账；人事的追踪表是逐月累计。所以年中系统显示的余额会比追踪表多「今年剩下月份」的天数，到年底两者一致。离职时系统会把当年度额度改回按比例，不会多付。
| 名词 | 白话解释 |
|---|---|
| 任职段 | 一个人「这一次」在公司工作的纪录；离职再回来就是新的一段 |
| 名册工号 | 越南法人的人事编号（V 开头） |
| 平台账号 | 登录公司系统用的账号 |
| 汇报线 | 每个人的直属主管与部门经理，决定申请单送给谁签 |
| 年假台账 | 年假的存折，一笔一笔记录取得与使用 |
| 年度（批次） | 这些假是哪一年发的；用假先扣最旧的年度 |
| 期初余额 | 系统开始使用时，每人手上已有的假 |
| 月份锁定 | 关账；锁了就不能再改那个月 |
| 月度资料 | 每月从越方薪资表导入的考勤、加扣款、个税资料 |
| 薪资标准 | 某人从某天起的底薪、津贴、保险、扶养人数 |
| 平行验算 | 和 Excel 同时算、互相比对，不会发薪 |
| 正式批次 | 真的要发的薪资，要四关批准 |
| 定稿 | 总经理批准后的最终版本，不能再改 |
| 代发档 | 给 Techcombank 的批次转账文件 |
| 代登 | 人事替同仁把纸本已签好的单登录进系统 |
| 作废 | 把已批准的单取消，年假会回补 |
| 离职清偿 | 离职时把剩余年假换成钱 |
| 稽核纪录 | 系统自动记下谁在什么时候做了什么，无法删除 |
Written for people who are new to HR work. Spend ten minutes first understanding what this system does and why it is designed this way, then follow the steps. Each step explains the reason behind it and the situations you are likely to run into. If you see an error message, look it up in the table in section 9.
Every month a factory has to do the same job: work out how much each employee should be paid for the month, and then pay them. To get it right, you need three kinds of information:
Putting these three together and calculating the result is called a “payroll run”. After four people have checked and approved the run, one after another, the system produces each person's payslip and a transfer file for the bank. Finance takes the file to the bank, makes the payments, and then comes back to record whether each payment went through.
Someone may leave the company and later come back. The system stores the person (name, ID documents, address) separately from “this particular period of working for the company” (employee ID, department, start date, leaving date, bank account). Attendance, annual leave, requests and pay are all attached to the employment, not to the person.
So when someone is rehired, they get a new employment and a new annual leave record, and the old one stays untouched. When you open a person on the “People” page, the section “Other employments of this person” lists their other employments.
The roster ID (for example V00123) is the HR number of the Vietnamese legal entity; payroll sheets, contracts and bank files all use it. The platform account is what a person uses to sign in to the company systems. For most employees the two are the same; a few people (for example managers posted from Taiwan) sign in with their Taiwan employee ID.
HR must enter the account a person signs in with under “People → the person → Platform account”. Only then does the system know that “the person signing in is this person on the roster”. If it is left blank, that person can sign in but cannot see their own leave or payslips, and cannot submit requests. One platform account can be linked to only one active employee.
A bank passbook never “edits the balance”; it just records each deposit and withdrawal, one line at a time, and the balance is the sum of all lines. The annual leave ledger works the same way:
| Entry type | When it appears | Days |
|---|---|---|
| Granted | The yearly annual leave is granted | ＋ |
| Used | An annual leave request is approved, or leave is deducted based on attendance | － |
| Restored | An approved annual leave request is voided | ＋ |
| Adjustment | Opening balance, or correcting a mistake (a reason is always required) | ＋ or － |
| Paid out on leaving | Remaining leave is converted into money when someone leaves | － |
Every entry records which year's leave it belongs to. When leave is used, the oldest year is deducted first (first in, first out) — like using up whatever expires soonest. A wrong entry can never be deleted or edited; you can only add an “Adjustment” to cancel it out. That way you can always see exactly what happened.
Every employee needs two people set: a supervisor and a department manager (entered by their platform accounts). When an employee submits a leave request, the system uses the reporting line to decide automatically who signs the first and second steps. Someone without a reporting line will be blocked when submitting (message: Your supervisor is not set yet).
You can also set a delegate: when the supervisor is away, the delegate can sign the “Supervisor” step in their place, and the approval record says “delegate”. A delegate can only stand in for the supervisor step, not for the department manager, general manager or HR.
Reporting lines have an “effective date”. When a supervisor changes, you don't overwrite the old setting; you add a new one with a new effective date, and the old record is kept.
| Request | Approval order (set automatically) |
|---|---|
| Leave of 3 working days or fewer, missed punch, business trip, overtime | Supervisor→HR |
| Leave of more than 3 working days | Supervisor→Dept manager→General manager→HR |
| Excess overtime | Supervisor→General manager→HR |
Three firm rules: you cannot approve your own request; one person cannot sign two steps of the same request; and if you are your own supervisor, the supervisor step is signed by the department manager instead. Annual leave is only actually deducted from the ledger after the last step (HR) approves.
At month end, accountants “close the books”, and after that the month can no longer be changed. Once HR has confirmed that a person's attendance and requests for the month are correct, HR locks that person for the month. After locking:
If you really do find a mistake, you can “Unlock”, but you must give a reason, and the system keeps a record.
| Parallel run | Official | |
|---|---|---|
| Purpose | Compare with Excel and find differences | The pay that will actually be paid |
| Who can start one | HR | Only the system owner (the group) decides which month it starts being used |
| Locking required? | No | Yes, everyone |
| Approval required? | No | Yes, four steps |
| Bank file produced? | Never (so nothing is sent to the bank by mistake) | Only once final |
The person who submits a run cannot approve it, and one person cannot sign two steps — so HR and the HR manager must be different people. If anyone at any step sees a problem, they “Return” the run (with a reason); HR fixes it, calculates a new run and submits again, and the old run is kept as a record. Once final, the pay can no longer be changed; any extra payment needs a separate run.
After you sign in, “My roles” on the home page shows your role. If you have no role, you are a regular employee.
| Role | What you will see | Read |
|---|---|---|
| Regular employee (including supervisors) | My leave & requests, My approvals, My payslips | Section 4 |
| HR | The three above + People, Monthly data, Payroll runs, Leave ledger, Requests, Reporting lines, Month locks, Holidays, Payroll calculator, Import roster | Sections 4–7 |
| HR manager | Same as HR, plus approving step 1 of payroll runs and downloading the bank file | Sections 4–8 |
| Finance | Can see all people and pay, plus “Settings”, approving step 2, the bank file and payment results | Sections 4 and 8 |
| General manager | Can see everything, signs the General manager step of requests, approves step 3 of payroll | Sections 4 and 8 |
Can't get in? “Wrong employee ID or password” → check capitalization and your password, or use Forgot password. “Account disabled” → contact HR. If the home page says “Your platform account is not linked to an employee record yet” after you sign in → ask HR to do the linking described in Idea 2.
If HR gave you a temporary password: the first time you sign in with it, the screen asks you to set your own new password (type it twice, at least 10 characters, no common passwords or your own ID); once set you go straight in. From then on always use the new password — it is also your company Portal password.
The screen always says “If the employee ID is correct, a reset link has been sent to your company email” — this is deliberate, so nobody can use it to find out which employee IDs exist. If no email arrives: the employee ID was mistyped, the company system has no email address for you, or you have already requested more than 3 times within an hour.
No company email (most operators): you will not receive the reset email, so ask HR. HR resets it and gives you a printed slip with a temporary password; sign in with it and then set your own new password.
Open “My leave & requests” in the left menu. At the top is your annual leave balance (shown by year); below it are the ledger entries (every grant, use and restoration) and your requests. If you see “Leave from these years is over 3 years old”, you still have very old leave left — please plan it with your supervisor. The system will not let it disappear on its own.
| Days of leave | At least this much notice |
|---|---|
| 1–2 days | 1 working day |
| 3–6 days | 5 working days |
| 7 days or more | 10 working days |
Common reasons a request won't go through: there is already a leave request (in approval or approved) for the same dates; the month is already locked; your reporting line is not set; the end date is before the start date; a single request covers more than 366 days. See section 9 for what each message means.
| Type | When to use it | What to fill in |
|---|---|---|
| Missed punch | You forgot to clock in or out | Date, reason |
| Business trip | Working off-site, at another factory, or abroad | Departure and return dates, reason |
| Overtime | Overtime within the normal limit | Date, hours (required) |
| Excess overtime | Overtime above the allowed limit; needs the General manager's approval | Date, hours (required) |
For a request that is still in approval: open it under “My requests” and click “Withdraw”. A submitted request cannot be edited; to change it, withdraw it and submit again. For a request that was returned: read the reason and submit a new one. An approved request can only be voided by HR — please contact HR.
One person can sign only one step of a request. If you already signed an earlier step and a later step falls to the same role, you will not be able to sign it — that is normal.
If you are someone's delegate, their supervisor step also appears in your “My approvals”. Once either the supervisor or the delegate signs, the step is done, and the record shows who signed as delegate.
“My payslips” on the left lists the official runs that are final. Open a month to see its details; opening it also records that you have viewed it. The payment status next to it means:
| Status | Meaning |
|---|---|
| To pay | Finance has not processed it yet |
| Processing | Sent to the bank; the result is not back yet |
| Paid | The bank has credited your account |
| Failed / Returned | Payment did not go through (for example a wrong account number); Finance will process it again — please check your bank account details |
If you can't see any payslips: there may be no final official run yet (pay is still based on Excel for now), or your platform account has not been linked (Idea 2).
Everything in this section only needs to be done once; after that you just update it when something changes. The order matters: later steps depend on the data from earlier ones.
The roster (203 people as of October 2026) has already been imported. On the “People” page, open each person marked with a yellow “Check” and verify the highlighted fields — these are numbers Excel may have damaged (for example a bank account number that lost its leading 0). Once everything is correct, click “Save”.
Why this comes first: both the number of leave days and the notice period exclude holidays. If they are not entered, the system treats holidays as working days.
“People” → open a person → the “Employment” section:
Supervisors also need their own supervisor set (usually the department manager); otherwise they cannot request leave themselves. If the same effective date has already been set, the system skips it and changes nothing; to correct it, use a new effective date.
Before the system goes live, everyone already has leave built up. Look up in the old records how many days each person has left for each year:
Taking the November payroll as an example, it is best to finish the following steps, in this order, in early December. The order cannot be changed: once a month is locked, you can no longer import data or process requests for it.
“Requests” → set the status to “In approval” and find November's requests. Chase the approvers to finish signing, or ask the applicants to withdraw them. When an official run is submitted, it is blocked if anyone in the run still has a November request in approval.
For now, most employees are not yet requesting leave in the system, and the annual leave they used is recorded in column AA of the attendance sheet. To keep the ledger correct:
Once all employees request leave through the system, this step will no longer be needed.
An official run has two extra requirements: everyone in the run must be locked, and the run must have been calculated after the last lock. If you unlocked and changed something after locking, you need to calculate a new run.
In the run screen, click “Submit”. Then wait for the HR manager, Finance and the General manager to approve, in that order. If it is returned, read the reason, fix the data and calculate a new run before submitting again (the returned run is kept as a record). Until the General manager approves, HR can “Withdraw” it.
Once final: employees can see their payslips; the remaining annual leave of employees who have left is written to the ledger automatically; and Finance moves on to the bank file and payments.
“People” → the person → “Salary standards” → “Add a version (raise, allowance change…)”, and fill in the new amounts, the effective date and a reason. The old version is not changed; when calculating pay, the system automatically uses whichever version was valid in that month.
For employees without a platform account, or for requests already signed on paper: “Requests” → “HR proxy entry (paper fully signed)”. Choose the employee, type and dates, and fill in the proxy reason, the paper form number, and the signers and dates on the paper. Once submitted, it counts as approved straight away (annual leave is deducted from the ledger). File the paper copy by its number. You cannot enter your own requests this way.
“Requests” → find the request → “Void”, and give a reason. Annual leave is restored automatically. You cannot void it if: the month is locked (unlock it first), the employee's leave has already been settled on departure, or you are the applicant yourself.
If you find a mistake in the ledger: “Leave ledger” → the person → “Add adjustment (opening, correction)”, enter the difference in days (a negative number to reduce it), and explain the reason clearly. Don't look for the old entry to edit it — that is deliberately not allowed.
If you find a mistake after locking: “Month locks” → tick the person → “Unlock N selected”, and give a reason. After fixing it, lock again and recalculate the payroll run. People in an official run that has been submitted or is final cannot be unlocked; withdraw the run first.
Most operators have no company email, so they cannot use "Forgot password". The HR manager and HR can use "🔐 Platform accounts" on the left to create accounts, or reset a password when someone forgets it.
Accounts that cannot be reset here: managers, HR, finance, general manager and system accounts (shown as "ask the system owner") — so nobody can reset another person's password and approve in their name. Every create and reset is logged (who, when, which ID); the system never stores the plain password.
When you are notified that a run has been submitted, open it and check in particular: whether the headcount is right, whether anyone is shown in red for missing data, any amounts that look unusual compared with last month, and the leave payout days for leavers. If everything is fine, click “Approve”; if not, click “Return” and give a reason. You cannot approve a run you submitted yourself.
| Message on screen | Cause | What to do |
|---|---|---|
| Your supervisor is not set yet; please ask HR | No reporting line has been set | Ask HR to set it under “Reporting lines” |
| This needs a department manager, who is not set yet | Leave of more than 3 days needs a department manager | Ask HR to add the department manager |
| This month is locked; please ask HR | The books for that month are closed | If it really must change, ask HR to unlock it (with a reason) |
| There is already a leave request for these dates (pending or approved) | The dates overlap another leave request that is in approval or approved | Withdraw the old one, or change the dates |
| No working days in this range | Every date you picked is a Sunday or holiday | Check the dates |
| Invalid hours (leave is at most 8 hours per day) | Hourly leave of more than 8 hours | For more than a day, request leave in days |
| Submitted late: please give a reason | Not submitted with the required notice | Fill in “Why not submitted in time” |
| You cannot approve your own request / One person cannot sign two steps | The firm approval rules | Someone else with the right role signs it |
| Your platform account is not linked to an employee record yet | No platform account entered in the roster | Ask HR to fill in “Platform account” |
| Some people are missing data; cannot submit | Someone in the run is shown in red | Fill in the data, then calculate again |
| Not everyone is locked; official run cannot be submitted | Someone in the run is not locked | Lock them under “Month locks”, then calculate again |
| Data changed after locking; recalculate before submitting | The run is older than the last lock | Calculate a new run |
| People in this run still have unfinished requests this month | There are requests still in approval | Chase the approvals or withdraw them, then submit |
| The leave ledger changed after calculation; recalculate the run | Someone changed annual leave after the run was calculated | Calculate a new run |
| This month already has a run in review or final | Only one run per month can be in review | Deal with that run first |
| Set the company payroll account in Settings first | Finance has not set it up yet | Finance fills it in under “Settings” |
| Session expired, please sign in again | More than 3 days have passed, or the password was changed | Sign in again |
Normal 12 days, Heavy 14 days, Very heavy 16 days; plus 1 day for every full 5 years of service. Legal basis: Articles 113 and 114 of the Vietnamese Labor Code and Article 66 of Decree 145/2020.
The system splits the year into 12 months, and each month that “counts” earns 1/12 of the yearly days:
Mid-year entitlements are kept to 3 decimal places for tracking; they are rounded to whole days only at settlement on leaving (0.5 and above rounds up). If a month includes long unpaid leave beyond what the law allows to count, HR should correct it manually with “Adjustment”.
You only get a reminder; it does not disappear automatically.
The system records the full year's entitlement in the ledger at the start of the year; HR's tracker accrues month by month. So mid-year, the balance shown in the system is higher than the tracker by the days for “the rest of this year's months”, and the two match at year end. When someone leaves, the system switches that year's entitlement back to the prorated amount, so nothing is overpaid.
| Term | Plain explanation |
|---|---|
| Employment | The record of one particular period a person works for the company; leaving and coming back starts a new one |
| Roster ID | The HR number of the Vietnamese legal entity (starts with V) |
| Platform account | The account used to sign in to company systems |
| Reporting line | Each person's supervisor and department manager, which decide who approves their requests |
| Leave ledger | The passbook for annual leave, recording every grant and use one entry at a time |
| Year (batch) | Which year a block of leave was granted in; the oldest year is used first |
| Opening balance | The leave each person already had when the system went live |
| Month lock | Closing the books; once locked, that month can no longer be changed |
| Monthly data | The attendance, additions/deductions and personal income tax data imported each month from the Vietnamese payroll workbook |
| Salary standard | A person's base salary, allowances, insurance and number of dependents from a given date |
| Parallel run | Calculated alongside Excel and compared with it; never used to pay anyone |
| Official run | The pay that will actually be paid; needs four approvals |
| Final | The finished version after the General manager approves; cannot be changed |
| Payroll file | The batch transfer file for Techcombank |
| Proxy entry | HR entering a request that has already been signed on paper, on the employee's behalf |
| Void | Cancelling an approved request; annual leave is restored |
| Paid out on leaving | Converting remaining annual leave into money when someone leaves |
| Audit log | The system's automatic record of who did what and when; it cannot be deleted |